Taşınma sorumlularını ve tarih planını belirleyin
Her departman veya bölüm için bir taşınma sorumlusu belirleyin. Bu kişi eşya listesini doğrulayabilir, hassas materyalleri ayırabilir ve yeni ofisteki yerleşimi takip edebilir. Taşınma tarihi ile internet, telefon, elektrik ve erişim kartı gibi iş sürekliliği için gerekli hizmetlerin aktarım takvimini birbiriyle uyumlu hale getirin.
Envanter ve yeni yerleşim planı oluşturun
Masa, sandalye, dolap, raf, toplantı odası ekipmanı, elektronik cihazlar ve ortak alan eşyalarını listeleyin. Yeni ofisin oda veya masa planı hazırsa her parçanın gideceği alanı belirleyin. Bu listeyi taşıma ekibiyle paylaşmak, boşaltma sırasında eşyaların doğru yere yönlendirilmesine destek olur.
Evrak ve elektronik cihazları ayrıca ele alın
Arşiv klasörlerini departman, yıl veya konuya göre gruplandırıp etiketleyin. Gizli belgeler için kurum içi saklama ve taşıma prosedürlerini uygulayın. Bilgisayar, monitör, yazıcı ve ağ ekipmanları taşınmadan önce kapatılmalı, kabloları etiketlenmeli ve gerekli dosyalar yedeklenmelidir. Sunucu, ağ donanımı ve özel cihazların sökümü/kurulumu için teknik ekiple ayrıca plan yapın.
Etiket sistemi kurun
Kolilerin üzerine departman, içerik grubu ve yeni ofiste gideceği alanı yazın. Masa ekipmanı ve bağlantı parçalarını ilgili çalışma istasyonu ile eşleştirin. “Önce açılacak” kutuları ayrı işaretleyerek temel kırtasiye, yönlendirici, toplantı ekipmanı ve günlük evrakın kolay erişilebilir olmasını sağlayın.
Taşıma öncesi ofis kontrol listesi
- Taşınacak ve elden çıkarılacak mobilya/ekipman listesini tamamlayın.
- Yeni ofis yerleşim şemasını ekiplerle paylaşın.
- Evrak ve gizli materyal sorumluluklarını netleştirin.
- BT cihazlarını yedekleyin ve ilgili teknik ekiple koordinasyon kurun.
- İki binanın çalışma saatleri, yük asansörü ve yükleme alanı koşullarını teyit edin.
- Taşıma kapsamı, montaj ve sigorta seçeneklerini yazılı olarak kontrol edin.
Kurumsal taşınma planınız için İstanbul ofis taşımacılığı sayfasını ziyaret edin ya da ekibimize ulaşın.